Les réunions tactiques sont axées sur les objectifs d'une équipe. travail opérationnel. Leur objectif est de trier les problèmes qui sont survenus récemment et d'éliminer les obstacles afin que le travail puisse avancer. Chaque cercle dans un Holacracy-L'organisation à vocation stratégique a ses propres réunions tactiques. Elles se déroulent à un rythme régulier en fonction des besoins du cercle (généralement hebdomadaire) et sont planifiées par le secrétaire du cercle. Les réunions tactiques suivent un processus structuré et sont menées par le facilitateur du cercle.
Cela semble rigide ? Avoir un processus que toute l’équipe connaît et auquel elle peut participer est libérateur ! La structure, ainsi qu’un facilitateur pour y faire adhérer tout le monde, offrent un espace inclusif. Chaque membre du cercle, de l’ancien PDG au stagiaire, a la possibilité d’obtenir ce dont il a besoin pour faire de son mieux.
Le processus de réunion tactique est Holacracyréunion opérationnelle par défaut de et est décrite dans Holacracy v5 Article 3.
Processus
Dénoncez les distractions, soyez présent à la réunion. Une personne parle à la fois, sans discussion.
Préambule : Le préambule est un espace pour faire émerger des données, et non pour en discuter. La discipline consiste à résister à la tentation de discuter des problèmes à cette étape. Toute personne souhaitant discuter d'un sujet doit l'ajouter à l'ordre du jour pour le tri.
Les listes de contrôle permettent de savoir si des actions récurrentes sont effectuées. Le facilitateur lit la liste de contrôle des actions récurrentes. Les rôles concernés répondent par « cocher » ou « ne pas cocher » à chaque élément de la période précédente (par exemple, la semaine précédente).
Tout membre du cercle peut demander que des éléments de la liste de contrôle soient ajoutés à la liste, à condition qu'ils concernent des actions qui ont déjà été acceptées par le remplisseur de rôle comme une action que son rôle impliquerait. En d'autres termes, les éléments de la liste de contrôle ne peuvent pas ajouter de nouvelles attentes à un rôle. Si un membre du cercle doit ajouter de nouvelles attentes à un rôle, il doit proposer d'ajouter une responsabilité via la gouvernance.
Chaque rôle attribué à une mesure fait état de celle-ci en mettant en évidence les données les plus récentes. Il appartient au responsable du cercle de déterminer les mesures qui font l'objet d'un rapport.
Le facilitateur lit chaque projet et demande : « Des mises à jour ? » Le propriétaire du projet répond soit « aucune mise à jour » soit partage ce qui a changé depuis la dernière réunion. Les questions de clarification sont autorisées, mais aucune discussion n'est autorisée. Si quelqu'un a besoin de discuter davantage du projet, il est invité à attendre l'étape de tri des problèmes pour ajouter un point à l'ordre du jour.
Problèmes de triage : Il s’agit de la partie principale de la réunion, où les participants trient leurs tensions opérationnelles.
Cette étape commence par l'élaboration d'un ordre du jour des tensions à traiter : un ou deux mots par point, sans discussion. Si nécessaire, le secrétaire du cercle note les points de l'ordre du jour. Tout participant peut également ajouter des points à l'ordre du jour ultérieurement.
Une fois l'ordre du jour complété, le facilitateur commence à parcourir la liste. L'objectif est de traiter tous les points de l'ordre du jour dans le temps imparti, le temps par point de l'ordre du jour est donc limité. Par exemple, si nous avons 10 points à l'ordre du jour et qu'il reste 30 minutes pour la réunion, nous disposons alors d'environ 3 minutes par point (ou un peu moins, pour tenir compte du tour de clôture). Le but de la réunion n'est pas d'analyser les problèmes en profondeur, mais de les trier rapidement et de déterminer clairement quelle est la prochaine étape à suivre pour avancer.
Pour traiter chaque point de l'ordre du jour :
- Le Responsable des programmes francophones demande : « De quoi as-tu besoin ? »
- Le propriétaire du point à l’ordre du jour engage d’autres personnes selon les besoins.
- Le Secrétaire capture tous les projets et actions demandés et acceptés par n'importe quel membre du cercle.
- Le Responsable des programmes francophones demande : « Avez-vous obtenu ce dont vous aviez besoin ? » Si oui, nous passons au point suivant de l’ordre du jour.
L'animateur invite chaque participant à la réunion. Chacun peut partager une réflexion de clôture sur la réunion. Pas de discussion. C'est fait !
Télécharger la carte de réunion tactique
Les cartes de réunion sont un outil de référence utile pour tous les participants, mais surtout pour les animateurs.
Pour la Constitution 5.0
AnglaisDémonstration de la réunion tactique
Exemple d'une réunion tactique menée à Springest, aux Pays-Bas.
