Le processus de réunion de gouvernance est conçu pour rendre changements structurels à l'organisation, par exemple en changeant les rôles, les cercles et les politiques. Traditionnellement, ce type de décisions est pris exclusivement par les gestionnaires. HolacracyDans le cadre du processus de réunion de gouvernance, elles se déroulent au sein de chaque équipe (ou cercle) et impliquent chaque membre de cette équipe.
Les réunions de gouvernance se déroulent à un rythme régulier en fonction des besoins du cercle (par exemple mensuellement) et sont planifiées par le secrétaire du cercle. Elles suivent un processus structuré et sont animées par le facilitateur du cercle.
Remarque : Le processus de gouvernance fait partie de Holacracy v5 Article 5. Bien que les changements de gouvernance soient généralement proposés dans les réunions, il est également possible d'utiliser le processus de gouvernance de manière asynchrone sans réunion.
Processus
Ce processus est spécifiquement destiné à Holacracy v5. C'est légèrement différent dans Holacracy v4.1, mais ses mécanismes de base sont les mêmes.
Dénoncez les distractions, soyez présent à la réunion. Une personne parle à la fois, sans discussion.
Cette étape commence par l'élaboration d'un ordre du jour des tensions à traiter : un ou deux mots par point, sans discussion. Si nécessaire, le secrétaire du cercle note les points de l'ordre du jour. Tout participant peut également ajouter des points à l'ordre du jour ultérieurement.
3. Traitement de l'ordre du jour : le facilitateur traite chaque point de l’ordre du jour en utilisant le processus de « prise de décision intégrative » ci-dessous.
Le propriétaire du point à l'ordre du jour devient le « proposant ». C'est son espace pour décrire la tension et faire une proposition pour la résoudre. Seul le proposant prend la parole.
Alternativement, le proposant peut demander une discussion afin d'arriver à une proposition. Cependant, il ne s'agit pas d'une discussion pour parvenir à un consensus sur la question ; il s'agit uniquement une discussion pour aider le proposant à élaborer une proposition pour répondre à la tension telle qu'il la ressent.
Remarque : pour être considérée comme valide, une proposition doit simplement 1) aborder une tension ressentie par le proposant ; 2) concerner au moins un de ses rôles au sein du cercle. Il n’est pas nécessaire que la proposition soit bien conçue, mûrement réfléchie, etc. Voir les critères exacts dans le Holacracy constitution article 5.3.1.
N'importe qui peut poser des questions pour mieux comprendre la proposition. Le proposant peut répondre, mais n'a pas l'obligation de répondre. S'il n'a pas de réponse, il peut simplement le dire (« Je ne sais pas », « Non spécifié »).
L'animateur permet à chacun de poser des questions sans ordre particulier. Chacun peut poser autant de questions qu'il le souhaite. Cependant, il ne s'agit pas d'un espace de discussion en aller-retour. Le rythme doit plutôt être le suivant : une réponse pour une question, puis une pause, puis la question suivante.
Il n'est PAS permis d'utiliser des questions de clarification pour donner un avis sur la proposition. Les avis, suggestions, réactions, tout doit être laissé pour le tour de réaction qui vient ensuite. Le facilitateur éliminera toute question qui transmet une opinion ou qui n'est pas destinée à mieux comprendre la proposition. Il n'y a pas de frontière nette entre une question de clarification et une réaction, et il appartient au facilitateur de faire la distinction entre les deux.
Chacun réagit à la proposition comme il l'entend. Aucune réponse ou interruption n'est autorisée pendant la réaction d'une personne. Tout type de réaction est le bienvenu, des critiques intellectuelles aux explosions émotionnelles. La seule mise en garde est que les réactions ne doivent pas engager une personne en particulier. Tout le monde réagit sauf le proposant.
Les réactions sont la seule étape de la réunion de gouvernance où les participants peuvent s'exprimer librement. C'est une phase parfaite pour apporter des points de vue différents et suggérer des améliorations à la proposition, afin que le proposant puisse intégrer ces changements s'il les apprécie.
Une fois toutes les réactions terminées, le proposant peut éventuellement clarifier l'intention de la proposition ou la modifier en fonction des réactions. Seul le proposant prend la parole ; aucune discussion n'est autorisée.
Bien que le proposant puisse modifier la proposition comme il le souhaite, l'objectif est qu'il ne la modifie que s'il a trouvé une meilleure façon de répondre à ses tensions. Il n'appartient pas au proposant de répondre à toutes les préoccupations et réactions qu'il a entendues au cours du tour de réaction, ni même d'apporter des améliorations suggérées par d'autres participants.
Un par un, l'animateur demande à chaque participant s'il voit «Y a-t-il une raison pour laquelle l'adoption de cette proposition pourrait causer du tort ou faire reculer le cercle ?" (c'est-à-dire la définition d'une objection). Le proposant a également la possibilité de soulever une objection. Les objections sont énoncées, testées*, et capturées sans discussion. Une personne peut avoir plusieurs objections, et les objections de chacun doivent être capturées avant de passer à l'étape suivante.
* Le facilitateur peut « tester » les objections à sa discrétion. Tester les objections signifie poser des questions à l’objecteur pour révéler si l’objection correspond aux critères d’une objection valide définis dans le Holacracy constitution (article 5.3.2).
S’il n’y a pas d’objection, la proposition est adoptée et le facilitateur passe au point suivant de l’ordre du jour.
Si une ou plusieurs objections ont été soulevées, le Facilitateur passe à l’étape d’Intégration.
L’objectif est de modifier la proposition afin qu’elle ne suscite pas d’objection et qu’elle réponde toujours à la tension initiale du proposant.
Les objections sont intégrées une par une. Pour chaque objection, le facilitateur anime une discussion pour aider à intégrer l'objection. La plupart du temps, l'objecteur et le proposant prennent la parole, mais d'autres personnes peuvent également intervenir. La discussion s'arrête dès que l'objecteur et le proposant ont tous deux convenu qu'une proposition modifiée ne provoquerait pas d'objection tout en tenant compte de la tension du proposant.
Une fois toutes les objections intégrées, revenez à un tour d’objections pour vous assurer qu’il n’y a pas de nouvelle objection.
Si aucune objection n'est soulevée, la proposition est acceptée ! Et le facilitateur passe au point suivant de l'ordre du jour.
L'animateur invite chaque participant à la réunion. Chacun peut partager une réflexion de clôture sur la réunion. Pas de discussion. C'est fait !
![[français]Carte de réunion de gouvernance V5.0.100724](https://www.holacracy.org/wp-content/uploads/2023/03/ENGLISH-Governance-Meeting-Card-v5.0.100724.webp "[FRANÇAIS] Carte de réunion de gouvernance v5.0.100724")
