Holacracy Notions de base : comprendre les listes de contrôle

Les bonnes listes de contrôle, en revanche, sont précises. Elles sont efficaces, vont droit au but et faciles à utiliser même dans les situations les plus difficiles. Elles ne tentent pas de tout énumérer – une liste de contrôle ne peut pas faire voler un avion. Au lieu de cela, elles rappellent uniquement les étapes les plus critiques et les plus importantes – celles que même le professionnel le plus qualifié qui les utilise pourrait oublier. Les bonnes listes de contrôle sont avant tout pratiques.

Atul Gawande, Le manifeste de la liste de contrôle : comment faire les choses correctement

Résumé

• Les listes de contrôle sont un moyen d'obtenir une visibilité sur tout actions récurrentes un rôle est en cours d'exécution ; par exemple « Factures envoyées » ou « Liste des clients mise à jour ».
• L’objectif de la révision de la liste de contrôle est pour faire remonter l'information, et non pour renforcer la responsabilité. Bien sûr, le fait de prendre conscience de quelque chose tend à augmenter sa probabilité, mais ce n'est pas pour cela que nous examinons les éléments de la liste de contrôle. L'examen de la liste de contrôle consiste à voir la réalité. Telle qu'elle est. Pas telle que nous souhaiterions qu'elle soit.
• Les listes de contrôle sont revues pendant réunions tactiques, mais vous pouvez demander à n'importe qui, à tout moment, de partager une mise à jour sur un élément de sa liste de contrôle. La révision de la liste de contrôle au cours de la réunion tactique doit donc être comprise comme quelque chose fourni pour plus de commodité.
• La révision de la liste de contrôle fonctionne mieux lorsqu'il y a seulement deux choix; par exemple « Chèque » ou « Pas de chèque ». Ce choix binaire impose une distinction que nous aurions pu ne pas être à l’aise de faire autrement. Cela dit, il peut y avoir des cas dans lesquels une troisième option, comme « Non pertinent », a du sens. Par exemple, un rôle avec un élément de liste de contrôle comme « Toutes les demandes d’indemnisation clôturées », peut n’avoir fait l’objet d’aucune demande d’indemnisation.
• Il est important de préciser que il est toujours acceptable de dire « Pas de chèque ». Si d'autres ressentent des tensions à ce sujet, ils doivent apporter leur propre point à l'ordre du jour. Le but est de faire ressortir la vérité, sans se couvrir de honte. Cela ne fait qu'encourager les gens à cacher ce qui se passe réellement.
• Comme il existe une variété infinie d'actions récurrentes possibles, les seules choses qu'un cercle doit documenter en tant qu'élément de la liste de contrôle sont les actions récurrentes. que les autres veulent visibilité sur.
• Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles attentes. Cela signifie qu'il doit s'agir de quelque chose que le rôle fait déjà, c'est-à-dire une « action récurrente ». N'oubliez pas que de nouvelles attentes ne peuvent être ajoutées que lors des réunions de gouvernance.
• Si besoin, des éléments de la liste de contrôle peuvent être ajoutés à « Tous les membres du cercle » si elle est basée sur un autre accord. Cela signifie que vous pourriez demander un élément de la liste de contrôle comme « Révision hebdomadaire terminée », car conformément à la section 1.2.4 Selon la constitution, toute personne occupant un rôle dans le cercle doit suivre et revoir régulièrement sa liste de projets et ses prochaines actions.

« Nous n’aimons pas les listes de contrôle. Elles peuvent être fastidieuses et peu amusantes. Mais je ne pense pas que le problème ici soit simplement la paresse. Il y a quelque chose de plus profond, de plus viscéral qui se passe lorsque les gens renoncent non seulement à sauver des vies, mais aussi à gagner de l’argent. D’une certaine manière, utiliser une liste de contrôle nous semble indigne, embarrassant. Cela va à l’encontre de croyances profondément ancrées sur la façon dont les véritables grands d’entre nous – ceux que nous aspirons à devenir – gèrent les situations à enjeux élevés et complexes. Les véritables grands sont audacieux. Ils improvisent. Ils n’ont pas de protocoles ni de listes de contrôle. Peut-être notre idée de l’héroïsme a-t-elle besoin d’être actualisée. » 

Atul Gawande, Le manifeste de la liste de contrôle : comment faire les choses correctement

Ajout, modification ou suppression d'éléments de la liste de contrôle

• N’importe qui peut demander qu’un élément de la liste de contrôle soit ajouté à n’importe quel rôle. Cela peut être fait à tout moment. Il suffit de se connecter à GlassFrog et de le mettre à jour. Dans la hiérarchie de gestion conventionnelle, seul le manager peut souhaiter ce type de transparence (à l'exclusion des autres membres de l'équipe), mais l'auto-organisation signifie chacun.e peuvent obtenir la transparence dont ils ont besoin.
• Les nouveaux éléments de la liste de contrôle sont toujours demandés et non attribués. Cela signifie que même si quelqu'un a ajouté un élément de liste de contrôle pour vous dans GlassFrog®, vous n'avez aucune obligation de le signaler à moins que cela ne soit clair. to you que cela correspond à votre rôle (par exemple, dites simplement « Je n'ai pas accepté cet élément » lorsqu'on vous le demande). Vous ne pouvez demander des éléments de liste de contrôle que pour des actions qu'une personne 1) a déjà accepté de faire, ou 2) accepte de faire lorsque vous le lui demandez (qu'elle ait « accepté » en raison de la gouvernance, d'un devoir constitutionnel ou d'un autre accord).
• Le processus de modification ou de mise à jour des éléments de la liste de contrôle n'est pas spécifié dans la constitution. utilisez votre meilleur jugement Cela dépend de la situation. Par exemple, si quelqu'un d'autre demande un élément de la liste de contrôle pour mon rôle, mais qu'il ne me semble plus pertinent, je peux l'informer du changement, ou pas. Et si je ne le lui dis pas, je peux simplement lui faire confiance pour gérer toute tension si elle fait surface. Et une façon de gérer cette tension peut être de proposer une politique sur la façon dont la liste de contrôle est mise à jour.

Ce qu’il faut, cependant, ce n’est pas seulement que les gens qui travaillent ensemble soient gentils les uns avec les autres. Il faut aussi de la discipline. La discipline est difficile – plus difficile que la fiabilité et la compétence et peut-être même que l’altruisme. Nous sommes par nature des créatures imparfaites et inconstantes. Nous ne pouvons même pas nous empêcher de grignoter entre les repas. Nous ne sommes pas faits pour la discipline. Nous sommes faits pour la nouveauté et l’excitation, pas pour une attention particulière aux détails. La discipline est quelque chose sur laquelle nous devons travailler.

Atul Gawande, Le manifeste de la liste de contrôle : comment faire les choses correctement

Comment NE PAS utiliser les listes de contrôle

• Les listes de contrôle fonctionnent suffisamment bien pour apporter de la transparence aux actions récurrentes, mais pas dans toutes les situations. Si vous souhaitez être informé de quelque chose à chaque fois que cela se produit sans avoir besoin d'une réunion tactique, alors vous devrez peut-être proposer une responsabilité à la place (par exemple, nouvelle responsabilité pour le rôle des ventes : « Notifier le rapporteur des ventes lorsqu'une nouvelle vente a été réalisée ».) Encore une fois, les listes de contrôle ne sont examinées que lors des réunions tactiques et, en règle générale, vous ne devez jamais attendre une réunion tactique pour quoi que ce soit.
• N’utilisez pas de listes de contrôle pour « garantir que certaines choses se produisent ». Les listes de contrôle ne fonctionnent pas bien pour renforcer ce qui devrait être fait, mais seulement pour faire surface ce qui a été fait. En faisant remonter l'information, nous pouvons générer des tensions pertinentes pour mieux nous adapter à la réalité (c'est-à-dire qu'elles se veulent descriptives et non prescriptives).
• Vous n'êtes pas obligé d'utiliser des listes de contrôle. N'oubliez pas que la constitution vous permet de modifier le processus de réunion tactique (Section 4.2.3: « Un cercle peut adopter une politique pour compléter ou modifier ce processus obligatoire »). Vous n'avez donc peut-être pas besoin de listes de contrôle. C'est très bien. Proposez une gouvernance pour modifier le processus par défaut. Mais ne le faites pas simplement parce que les listes de contrôle vous semblent ennuyeuses ou indignes de vous.

Conclusion

Les listes de contrôle nous aident à éviter les nuances de gris. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous pourrions vouloir cacher certaines vérités aux autres, voire à nous-mêmes. Avoir une liste de contrôle est un moyen pour l'organisation (comme le montre la définition des rôles) de déterminer si certaines choses se produisent. Elles sont une fenêtre ouverte sur la réalité. Après tout, si vous avez consulté un médecin mais que vous avez essayé de l'impressionner en lui disant que vous êtes en bonne santé et que vous n'avez pas besoin d'attention, vous n'obtiendrez pas beaucoup d'aide.

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