Holacracy Notions de base : comprendre les responsabilités

Les responsabilités sont l’une des trois parties d’un rôle et sont les plus courantes (les autres sont Interet et Domaine). Pour couvrir rapidement le terrain, voici ce que vous devez savoir…

1. Les responsabilités sont des activités continues
2. Les responsabilités sont des allocations d'attention
3. Votre interprétation a pleine autorité
4. Les responsabilités n'affectent pas les ressources
5. Les responsabilités définissent les attentes
6. Que faire en cas d'absence de responsabilité
7. Les responsabilités ne confèrent pas d’autorité

Les responsabilités sont des activités continues

La constitution définit les responsabilités comme les « activités continues » d’un rôle, c’est pourquoi le premier mot de la responsabilité est toujours un verbe se terminant par « -ing » (par exemple, « Mettre en œuvre… », « Concevoir… », « Exécuter… »). Et cela est vrai quelle que soit l’échelle ou la portée du travail. Dans ce sens, une responsabilité signifie essentiellement « le travail qu’un rôle est censé faire ». Voici quelques exemples :

• Offrir des webinaires
• Faciliter les réunions constitutionnellement requises du Cercle
• Élaborer et mettre en œuvre tous les processus nécessaires pour solliciter, évaluer et financer efficacement des projets externes avec des subventions

Mais il y a une mise en garde à cela. Car même si nous pouvons généralement dire qu'une responsabilité est le travail qu'un rôle fait, cela ne signifie pas que vous fais-le réellement — juste que tu vas considérer régulièrement Je le fais. Pourquoi ça ?

Eh bien, c'est parce que les responsabilités sont une construction de la gouvernance, et la gouvernance, par définition, consiste simplement à vous donner une carte des attentes, des autorités et des restrictions (Pour en savoir plus à propos de la gouvernance, lisez ceci). Donc, d’une certaine manière, la responsabilité est vraiment…

Une allocation d'attention

En tant que forme de gouvernance, la responsabilité signifie que vous êtes censé consacrer du temps et de l'attention à considérant le travail défini, mais laisse ouverte la question de savoir si vous allez réellement le faire ou non. En d'autres termes, cela divise la question « Que dois-je faire ? » en deux questions distinctes :

• Question n°1 : « À quoi dois-je prêter attention ? »
• Question n°2 : « Parmi les choses auxquelles je suis responsable de prêter attention, que dois-je faire maintenant (c'est-à-dire aujourd'hui, cette semaine, à cet instant, etc.) ? »

Regardons chacun.

Question n°1 : « À quoi dois-je prêter attention ? »

Les responsabilités indiquent à votre rôle à quoi il faut prêter attention. C'est comme si nous étions tous en faction et qu'une responsabilité consistait essentiellement à dire « Surveillez cette zone » ou « Préoccupez-vous de cette zone ». Ainsi, une responsabilité de « Tenue des registres financiers » signifie que ce rôle se soucie de tout ce qui touche à la comptabilité et que les autres, sachant que vous le faites, peuvent plus facilement surveiller leurs zones (c'est-à-dire que si je sais que vous surveillez la porte arrière, alors je peux être plus pleinement présent pour surveiller la porte d'entrée).

Les responsabilités sont définies lors des réunions de gouvernance d'un cercle (c'est-à-dire qu'un rôle ne peut pas créer sa propre responsabilité en dehors d'une réunion de gouvernance), ce qui signifie qu'elles proviennent du niveau de l'équipe. Ainsi, au quotidien, chacun fait ce qu'il pense être le mieux, mais ce n'est pas le cas. uniquement Faisant cela.

Ils utilisent également la gouvernance comme un manuel partagé d'attentes et de responsabilités. Et il n'y a pas un individu qui détermine qui fait quoi : le groupe décide de la forme que prend le manuel en gérant ses tensions une par une. Ainsi, une fois le manuel de qui fait quoi défini, chaque individu peut utiliser son meilleur jugement au quotidien.

Question n°2 : « Parmi les choses auxquelles je dois prêter attention, que dois-je faire maintenant ? »

Maintenant que nous avons défini les paramètres de notre attention, que faites-vous réellement ? Ah ! Bonne question. Mais curieusement, les responsabilités ne répondent pas à cette question.

C'est parce que c'est vraiment une question de temps disponible, d'énergie, de contexte et de priorisation. Et même si les Lead Link sont responsables de la définition des priorités, les autres éléments ne peuvent pas vraiment être définis à votre place.

Pensez-y comme ça : vous pourriez dire qu’un être humain a des responsabilités comme « manger », « travailler » et « dormir », mais en tant qu’adultes, chacun d’entre nous peut comprendre pour nous-mêmes quand et if nous faisons ces activités. C'est vraiment une chose qui se fait au jour le jour.

Donc, une fois que vous avez donné vos ordres de marche depuis le cercle (c'est-à-dire vos responsabilités), quoi et quand actually faire ces choses est une question à laquelle vous devez répondre vous-même de manière opérationnelle. Vous pouvez le faire parce que…

Votre interprétation a pleine autorité

Quelle que soit la manière dont la responsabilité est définie, la constitution vous donne toujours la pleine autorité, en tant que personne qui remplit le rôle, pour utiliser votre interprétation (§ 3.4). En fait, laissez-moi le répéter…

EN TANT QUE REMPLISSEUR DE RÔLE, VOUS AVEZ LA PLEINE AUTORITÉ D'UTILISER VOTRE INTERPRÉTATION POUR DYNAMISER LES RESPONSABILITÉS DE VOTRE RÔLE.

Je souligne cela parce que chaque fois que nous traitons de la langue, nous sommes confrontés à des problèmes d'interprétation. Et il est impossible d'avoir une clarté parfaite.

Au lieu de cela, grâce à la gouvernance, nous obtenons assez clarté pour faire avancer les choses. Et si des conflits d'interprétation surgissent (ils surviendront), Holacracy fournit des voies pour y faire face (c'est-à-dire demander au Secrétaire une décision temporaire [§ 3.4.1], et/ou simplement proposer une clarification dans la gouvernance).

Imaginons que vous ayez une responsabilité telle que « informer les fournisseurs lorsque les commandes changent ». Cela peut vouloir dire que vous ne consacrez que deux minutes à envoyer un e-mail, ou que vous devez consacrer plusieurs mois à investir 15,000 XNUMX $ pour développer un système automatisé. Il n’y a pas qu’une seule interprétation possible.

C'est pourquoi…

Les responsabilités n'affectent pas les ressources

Les responsabilités étant laissées à l'interprétation de la personne qui remplit le rôle, elles n'impliquent pas nécessairement une quantité spécifique de temps, d'énergie ou d'argent. Combien de temps vous faudrait-il pour dynamiser une responsabilité telle que « Publier une newsletter » ?

Nous ne pouvons pas le savoir. Il n’existe pas de norme objective. Cela peut prendre une heure ou un an. Il est important de comprendre cela, en particulier lors des réunions de gouvernance, lorsque des objections telles que «Nous n'avons pas Paisible pour faire ça, » est soulevée. Ce n'est pas une objection valable car une responsabilité n'alloue pas de ressources.

Il s'agit simplement d'une question d'attention. C'est pourquoi un facilitateur peut demander : «Étant donné le temps et l’argent dont vous disposiez, auriez-vous encore cette objection ?« En général, la réponse est « non ».

Remarque : il existe des exceptions dans lesquelles la réponse pourrait être « Oui ». Par exemple, une obligation de rendre des comptes formulée comme « Nettoyer le bureau tous les jours » ou « Veiller à ce que tous les documents électroniques soient enregistrés dans au moins trois emplacements distincts » pourrait susciter l'objection suivante : « Même avec un temps et des ressources infinis, cela n'aurait toujours pas de sens d'essayer de stocker tous les documents dans trois emplacements distincts. Et même en sachant que je peux interpréter cela comme je le souhaite, il n'y a pas beaucoup de place pour l'interprétation. » Enfin, si vous voulez comprendre comment vous devez gérer des éléments tels que les heures de travail plutôt que d'essayer de les intégrer dans des obligations de rendre des comptes, alors lisez ce post.

Le suivi est différent de l'action

Il est particulièrement important de se rappeler que « les responsabilités n’affectent pas les ressources » lorsque d’autres personnes font référence à vos responsabilités pour demander des projets (plus d’informations à ce sujet au point 5). Par exemple, avez-vous déjà refusé un projet (ou voulu le refuser) parce que vous n’aviez pas le temps ? Ou parce que vous aviez des choses plus importantes à faire ?

Eh bien, encore une fois, cela confond deux questions, ce qui Holacracy la pratique se divise…

• Première question : « Quel travail correspond à mon rôle ? »
• Demandez-vous ensuite : « Parmi le travail qui correspond à mon rôle (c’est-à-dire le travail que je suis), que dois-je faire maintenant (c’est-à-dire aujourd’hui, cette semaine, à ce moment-là, etc.) ? »

Cela signifie que lorsque quelqu'un vous demande un projet ou une action suivante de votre rôle, la première question que vous posez toujours est : « Ce travail correspond-il à mon rôle ? » (ou « Mon rôle s'en soucie-t-il ? »). Nous voulons simplement savoir où se trouve le travail et les responsabilités nous aident à y parvenir.

Car avoir une responsabilité ne signifie pas nécessairement que vous devrez y consacrer un certain temps, de l'argent ou de l'énergie. En fait, cela ne signifie pas nécessairement que vous le ferez un jour. N'oubliez pas, il s'agit simplement d'une question d'attention. Vous devez simplement considérer consciemment je le fais.

Imaginez que votre rôle de concepteur a un projet pour « Conception d'un nouveau logo », mais plus tard, n'ayant jamais pris aucune mesure sur le projet de logo, vous apprenez que les clients sont attachés au logo actuel et qu'il est logique de le conserver. Garderiez-vous le projet de logo ? J'espère que non. Cela signifie que même si vous avez convenu qu'il correspondait à votre rôle et que vous l'avez suivi sur le tableau des projets du cercle, rien ne s'est jamais passé avec lui.

Encore une fois, ce n’est pas parce que vous suivez un projet que vous le réaliserez. Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous ne le ferez pas non plus, cela signifie simplement que c'est l'une des nombreuses choses parmi lesquelles vous devez choisir. Mais si vous ne l'avez jamais écrit, comment peut-il être prioritaire par rapport à tout le reste ?

Enfin, n'oubliez pas que les responsabilités n'affectent pas les ressources (n° 4). Ainsi, même si une responsabilité stipule « Dépenser de l'argent pour les fêtes », par définition, elle n'accorde pas l'autorité pour le faire – elle définit simplement quel rôle « se soucie » de cette fonction. Remarque : l'autorisation de dépenser de l'argent est difficile à expliquer. Pour l'instant, rappelez-vous simplement que l'autorisation de dépenser de l'argent appartient par défaut au lien principal du plus grand cercle de votre organisation et se répercute à partir de là..

N’oubliez pas que la reddition de comptes consiste simplement à accorder de l’attention à des activités en cours spécifiquement définies. Et avec ces connaissances en main, nous pouvons nous organiser et coordonner notre travail, car…

Remarque : Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement des projets dans Holacracy pratique, lis ceci.

Les responsabilités définissent les attentes

Les responsabilités sont un moyen de concrétiser les attentes. Plus précisément, lorsque votre rôle comporte une responsabilité, cela signifie deux choses : 1) vous êtes censé la dynamiser de manière proactive et 2) les autres peuvent s'attendre à ce que vous preniez en charge le travail en fonction de celle-ci. Encore une fois, examinons chacun de ces éléments indépendamment.

On attend de vous que vous soyez proactif

Selon la constitution, chaque fois que vous occupez un poste comportant des responsabilités, quel qu’il soit, vous acceptez :

1. Sens et processus des tensions vous vous sentez lié à ses responsabilités (§1.2.1)
2. Identifier proactivement le travail pour exprimer ses responsabilités (§1.2.2)
3. Définir explicitement au moins une étape suivante pour tout projet lié à ses responsabilités (§1.2.3)
4. Suivez vos projets, vos prochaines actions et vos tensions dans une base de données (par exemple quelque part en dehors de votre esprit, que ce soit un ordinateur portable ou un logiciel) (§1.2.4)
5. Donnez la priorité à votre attention pour accomplir les tâches qui ajouteraient le plus de valeur à un moment donné, à condition que cela soit en accord avec toute priorité donnée par la stratégie du cercle ou le Lead Link (§1.2.5 & §4.1.3)

Ainsi, chaque fois que vous acceptez de jouer un rôle, vous acceptez également d'être obligé de respecter ces attentes générales (ne vous inquiétez pas de vous en souvenir toutes, c'est pourquoi nous les écrivons).

Vous êtes censé traiter les demandes de travail

Désormais, en plus de réfléchir de manière proactive à la manière de dynamiser vos responsabilités, d’autres peuvent désormais se référer à vos responsabilités pour vous demander des choses. De cette façon, une responsabilité est presque comme un contrat ou un accord.

Donc, si vous avez la responsabilité de « Développer des sites Web et d'enregistrer des noms de domaine » et que je vous demande de prendre en charge un projet comme « Page de destination créée pour la nouvelle FAQ », alors je peux m'attendre à ce que vous le preniez.

Et c’est l’un des moyens les plus puissants Holacracy La pratique peut transformer votre façon de travailler. C'est comme si vous et moi nous mettions ensemble et concluions un accord : vous disiez : « Hé, à l'avenir, si jamais vous avez besoin de moi pour développer un site Web ou enregistrer un nom de domaine, faites-le-moi savoir, car ce sera un plaisir pour moi de le faire », et je répondais : « OK, cool. Vous êtes génial ! » Ainsi, lorsque viendra le moment de demander ce site Web, je n'aurai pas besoin de vous flatter ou de tourner autour du pot. Je peux simplement demander.

Pour vous faire une idée, imaginez que vous êtes un serveur dans un restaurant chic et que lorsque vous demandez la commande d'un client, il vous répond : «Oh, c'est vrai... désolé, je ne sais pas si c'est possible... et je ne veux pas trop vous déranger, c'est juste que j'ai eu une longue journée, et encore une fois, je déteste être pénible ou dérangeant, mais si vous avez le temps... et que cela ne vous dérange pas... pourrais-je peut-être avoir un verre d'eau ?« Vous auriez probablement envie de les gifler.

Vous avez déjà accepté d'être serveur. Ce n'est pas comme si vous leur rendiez service. Vous voulez juste faire votre travail. C'est ce que l'on ressent quand on a conclu un accord préalable. On peut simplement continuer. Nous avons déjà convenu de dynamiser nos rôles, alors pourquoi toutes ces belles paroles ? Je veux juste savoir, "De quoi avez-vous besoin?"

Et comme les responsabilités n’affectent pas nécessairement les ressources, et comme le suivi est différent de l’exécution, lorsque quelqu’un vous demande un projet, NE vous demandez PAS : « Est-ce que je veux le faire ? » ou « Est-ce que j’ai le temps de le faire ? » ou même « Est-ce important de le faire ? »

Ce sont des questions importantes. Mais posez-les plus tard. Demandez-vous d'abord : «Est-ce que cela correspond aux responsabilités (ou à l’objectif) de mon rôle ?« Si c’est le cas, ajoutez-le à votre liste de projets. Ensuite, déterminez où il pourrait se situer dans vos priorités.

Ou, si vous voulez demander quelque chose à quelqu’un d’autre, demandez-vous : «Qui a déjà accepté de travailler sur des choses comme ça ?" Ou, "Qui a l’autorité de prendre cette décision ?" Et comment connaître la réponse ? Regardez les responsabilités du rôle (ou son objectif).

Bien sûr, il est très probable, surtout au début de votre pratique, que vous trouviez des lacunes dans votre gouvernance. Dans ces cas-là, vous devez savoir…

Que faire en cas d'absence de responsabilité

Par exemple, vous souhaitez que quelqu'un achète de nouvelles chaises de bureau et le rôle « Mobilier de bureau » vous dira : « Ce n'est pas de ma responsabilité ». Ou bien, un client fait une demande spéciale, mais on ne sait pas clairement qui a l'autorité pour l'exaucer. Ce n'est pas grave. Parce que les rôles et les responsabilités ne sont que le point de départ.

Par exemple, imaginons que votre cercle doit passer en revue de nombreuses mesures complexes et que la gestion des données pendant la réunion prend trop de temps. Quelqu'un doit trouver un logiciel pour résoudre le problème et vous êtes le seul de l'équipe à posséder cette expertise.

À ce stade, la tentation est de se demander : « Dois-je le faire ? » ou « Ai-je le temps de le faire ? » Mais ce ne sont pas les bonnes questions à poser. Au lieu de cela, rappelez-vous que la première question à poser est : «Qui a DÉJÀ accepté de travailler sur des choses comme ça ?« Qui est responsable ?

Est-ce le facilitateur ? Le lien principal ? Le secrétaire ? Non, non et non. Ah ! Maintenant, avant de passer à la résolution opérationnelle du problème, nous avons appris quelque chose et il faut le capturer. Alors, commençons par le commencement. Vous (ou toute autre personne qui remarque l'écart) enregistrer une tension pour la prochaine réunion de gouvernance, et ce faisant, vous renforcerez les capacités de l'organisation. Donc, avec un peu de chance, vous n'aurez plus à vous poser la question « qui se soucie de ce genre de travail ? ». Allez-y !

Cela étant fait, posez-vous maintenant la question : « Est-ce qu'il y a quelque chose à faire sur le plan opérationnel avant cette réunion de gouvernance ? » Et si oui, faites-le ! C'est aussi simple que ça. Et comme il ne s'agit pas d'un rôle, vous demanderez simplement au secrétaire de l'enregistrer comme «Action individuelle», (§ 4.3) ce qui signifie essentiellement que le travail est en dehors de vos rôles actuels, mais c'est toujours quelque chose qui intéresse le cercle ou l'organisation en général.

Vous avez donc fait deux choses. Vous vous occupez de la question à long terme de la clarification de la responsabilité par le biais du processus de gouvernance ET vous vous occupez également de la question opérationnelle à court terme.

Si vous êtes nouveau Holacracy En pratique, il est facile de supposer que parce que nous passons beaucoup de temps à poser des questions sur les rôles (par exemple, « Quel RÔLE occupez-vous ? » ou « Quel RÔLE occupez-vous ? »), vous avez fait quelque chose de mal si vous ne connaissez pas la réponse. Mais ce sont des questions de clarification. Pas des jugements. Ne pas connaître le rôle ou trouver une responsabilité manquante est acceptable. Le fait est que nous ne nous arrêtons pas là.

Ainsi, la recherche de lacunes fait naturellement partie de la pratique. Et comme chaque changement doit être motivé par une tension ressentie (c'est-à-dire que cela ne peut pas être purement intellectuel), nous ne comblons que les lacunes dont nous avons besoin. Il est donc important de se rappeler…

Les responsabilités ne confèrent pas d’autorité

L'idée fausse la plus répandue sur les responsabilités est qu'elles vous donnent la permission de faire des choses. Ce n'est pas le cas. La confusion naît du fait que la permission fonctionne différemment dans la hiérarchie de gestion conventionnelle et dans la hiérarchie de gestion des ressources humaines. Holacracyles règles.

Essentiellement, l’hypothèse par défaut des organisations conventionnelles est la suivante : « Toute action est interdit sauf indication explicite permis par une autorité légitime », par opposition à la Holacracy approche, « Toute action est Permis sauf indication explicite interdit par une autorité légitime.

Dans cette optique, il est facile de comprendre pourquoi on pourrait supposer qu'il faut une responsabilité pour « attribuer des salles de conférence sur demande » afin de le faire (ou d'empêcher les autres de le faire). Mais en fait, si vous voulez empêcher les autres de faire quelque chose, vous avez besoin d'une politique, et si vous voulez donner à un rôle le contrôle exclusif sur quelque chose, vous voulez un domaine.

Sans politique ni domaine, techniquement parlant, n'importe qui peut attribuer des salles de conférence. Mais est-ce un problème ? Peut-être pas. Si vous êtes la seule personne à avoir un accès administrateur au système de réservation de salle, alors même si techniquement les règles le permettent, cela n'a pas d'importance. En réalité, personne d'autre ne peut le faire.

C'est pourquoi il est important de se rappeler que les responsabilités doivent toujours être « axées sur la tension ». Si vous envisagez déjà quelque chose comme « Attribuer des salles de conférence sur demande » dans le cadre de l'objectif de votre rôle opérationnel, alors vous n'avez pas besoin de responsabilité.

Exemples

Les symptômes de cette idée fausse sont assez clairs. avoir des rôles avec de longues listes de responsabilités très détaillées. On procède souvent ainsi parce qu'on suppose que les responsabilités doivent préciser tout ce que le rôle pourrait avoir à faire. Mais encore une fois, ce n'est pas ainsi que cela fonctionne.

Cette confusion se produit parfois parce que lorsque nous disons familièrement qu’un rôle « se soucie » ou que les praticiens devraient «propre leurs rôles », il peut sembler qu’une responsabilité est « un travail qui vous appartient exclusivement ». Mais en Holacracy, rappelez-vous, l’exclusivité du contrôle est définie à l’aide de domaines — nous disons « assumez votre rôle », comme une simplification pratique de l’attente d’être proactif, décrite au point 5.

Un autre exemple courant est lorsque quelqu'un propose constamment d'ajouter de nouvelles responsabilités à leur propre rôle. Comme pour dire aux autres : « Reculez ! Ce sont mes domaines ! » Dans ce cas, regardons l'exemple de quelqu'un d'autre qui fait quelque chose dont vous êtes normalement responsable.

Disons que tu es responsable de « vider les poubelles » et Cheryl décide un jour de les vider (Cheryl est bizarre comme ça). Maintenant, ton premier réflexe pourrait être de te vexer. Après tout, elle dit en gros que tu ne fais pas ton travail, n'est-ce pas ?!

En fait, probablement pas. Cheryl ressent une tension et elle prend des mesures pour la résoudre. C'est tout. Au contraire, elle aide votre rôle à remplir son objectif. Même si elle sait que votre rôle est responsable, elle pense qu'il est plus logique qu'elle le fasse elle-même.

Nous ne voulons donc pas empêcher quelqu'un de prendre soin de lui-même. Si votre rôle de vente nécessite une brochure personnalisée pour un nouveau client potentiel, mais que le rôle de marketing est responsable de la « conception de brochures de vente », cela ne devrait pas vous empêcher de la créer vous-même. Si vous êtes prêt et capable de le faire vous-même, la seule question à se poser est : «Existe-t-il un domaine ou une politique qui m’empêche de faire cela ?« Si ce n’est pas le cas, foncez ! Et au lieu de supposer le pire, faites confiance aux autres pour gérer leur tension si votre action en a créé une.

Conclusion

Les responsabilités recouvrent de nombreuses choses différentes. Il s'agit du « travail effectué par un rôle », des « activités en cours », des « répartitions d'attention » et des « attentes définies ». Elles sont comme une carte partagée des attentes et des responsabilités, définies au niveau du cercle (c'est-à-dire de l'équipe), mais toujours ouvertes à l'interprétation et à l'application individuelles.

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