Le PDG de David Allen Co réfléchit sur Holacracy

La David Allen Company, connue pour sa méthode révolutionnaire Getting Things Done (GTD), est une société de formation et de conseil internationale basée en Californie. Elle est largement considérée comme une autorité dans les domaines de la productivité organisationnelle et personnelle.

En 2011, l’entreprise a adopté HolacracyIls sont actuellement l’un de ses plus fervents partisans.

Voici des extraits d'une conversation de 2013 avec l'ancien PDG de David Allen Co., Mike Williams.

La décision d'adopter

Entre 2006 et 2010, la David Allen Co. a connu une période de transition en tant que petite entreprise essayant de se développer. Vers 2010, David Allen est revenu en tant que PDG pour aider à redéfinir sa vision du succès. À la même époque, il a rencontré Brian Robertson lors d'une conférence sur le capitalisme conscient. Ils ont immédiatement sympathisé.

L’idée qu’un système d’organisation « opérationnel » pourrait aider les entreprises à croître et à réussir, à l’instar de ce que GTD avait fait au niveau individuel, avait une grande résonance pour David.

Je pense que David a vu à l'intérieur Holacracy un système qui permettrait aux gens d'avoir de l'autorité, de prendre des décisions et d'agir de leur propre chef pour faire ce qui est bon pour l'entreprise et le client - tout en spécifiant clairement cela dans les rôles et les responsabilités afin d'aider l'entreprise à grandir et à atteindre son objectif.

En 2011, David a voulu nommer un nouveau dirigeant pour l’organisation et il m’a contacté. Après avoir passé plus de 20 ans dans le secteur de la santé au sein de grandes entreprises, j’étais alors chez General Electric et j’étais prêt pour un changement. Mon scénario idéal était une petite organisation qui faisait du très bon travail. Cela semblait convenir. Au cours de notre conversation, David a évoqué Holacracy; c'était tellement important pour lui qu'il l'a inclus dans mon contrat de travail.

Apprendre une nouvelle façon de travailler

Une fois qu’une entreprise adopte Holacracy, c'est presque comme être racheté par une autre entreprise. Ces nouvelles règles ne sont pas pour tout le monde. Vous devez décider si vous êtes dedans ou dehors. Une fois que vous vous êtes auto-sélectionné, vous devez apprendre le jeu et devenir le meilleur joueur possible.

Mon point de contraste dans la comparaison Holacracy c'est ce à quoi j'étais habitué dans d'autres entreprises, qui était probablement similaire à celle de David Allen Co. avant de la mettre en œuvre Holacracy. Vous avez une chaîne de commandement hiérarchique. En tant que PDG, vous dites quelque chose, vous vous adressez à l'organisation et vous dites en substance : « Faites en sorte qu'il en soit ainsi. »

Comparaison avant et après l'adoption Holacracy, il y a un peu de déprogrammation à faire pour encourager les gens à assumer leurs responsabilités.

Souvent, ils sont habitués à ce qu'on leur dise quoi faire, et soudain ils entendent : « Maintenant, c'est à vous de consulter, d'analyser et d'exécuter — c'est votre autorité, et en tant que capteur de l'entreprise, nous attendons cela de vous. »

Il y a un changement conscient de comportement qui doit devenir moins caché et plus explicite. Il y a une période de transition que les gens doivent traverser. Holacracy Cela dépend beaucoup de la présence de personnes aux bons postes, motivées et capables d’agir.

Holacracy comme un outil

Une des choses qui Holacracy Ce que l'organisation apporte, c'est du rythme et de la structure. Vous vous présentez et vous vous entraînez dans un cadre solide. Le fait que le rythme soit cohérent à tous les niveaux de l'organisation élimine beaucoup de réflexions sur la réunion, comme comment la tenir, quel est son objectif et quel en sera le résultat. Elle devient simplement partie intégrante de la structure.

Vous arrivez à une réunion de gouvernance. Tout le monde connaît les règles, elles sont bien définies. Ces modèles commencent à amener les gens à étudier ce qui se trouve dans les structures.

Vous pouvez utiliser n’importe quel outil de manière stratégique ou non stratégique. Holacracy Il y a beaucoup de déchets à l'entrée et de déchets à la sortie. Si vous le programmez pour se concentrer sur des choses à moindre valeur ajoutée, c'est ce que vous obtiendrez. Si vous vous concentrez sur des choses à plus forte valeur ajoutée, alors des actions et des résultats plus significatifs en sortiront.

Réorganiser avec Holacracy

Récemment, nous avons réorganisé notre entreprise en utilisant Holacracy. Au départ, nous étions structurés en départements. Au fil des mois, il est devenu évident que certains flux de valeur naturels au sein de notre entreprise étaient engorgés en raison de la manière dont ils étaient structurés. Le travail n'était pas fluide. Il se répercutait sur les différents départements.

Nous avons restructuré notre organisation en trois flux de valeur, chacun avec un client clairement défini. Nous utilisons désormais cette structure pour nous aider à faire avancer le travail à travers les flux de valeur afin d'atteindre le client avec moins de transferts et de points de contact. Avant, nous nous demandions qui avait autorité sur les profits et les pertes ; maintenant, c'est très clair.

Nous avons changé la structure, mais le méta-cadre n'a pas changé. Lorsque nous avons mis en place la nouvelle structure, de nombreuses personnes ont changé de cercle et de rôle, et certaines personnes autour d'elles ont également changé, mais le rythme est resté le même.

Nous avons fait la réorganisation sur deux semaines avec l'apport de toute l'équipe. Chacun a pu intégrer les tensions. C'est fait.

Avec ce genre de restructuration dans une organisation de « commandement et de contrôle », cela prend plus de temps. Il y a plus de politique. Holacracy apporte moins de politique à la conversation parce que les règles définissent le processus et les objections des gens peuvent être entendues et intégrées.

Indicateurs et délais

Les indicateurs, qui viennent de GE et de ce genre d'univers, sont le résultat d'un processus. Vous avez différents processus dans le cadre de votre travail, qui ont des entrées et des sorties.

Avec Holacracy, vous pouvez toujours projeter des dates ou des délais, mais cela se fait moins dans une perspective de prédiction et de contrôle, et ce n'est pas codé en dur.

Holacracy Cela vous emmène dans l'ADN de ce qui constitue une mesure. La partie cachée est le flux de travail, qui ne saute pas nécessairement aux yeux lors d'une réunion. Je pense que c'est un tissu qu'il faut tisser.

Intégration dans Holacracy

Avant l'intégration, il faut procéder au recrutement, qui est probablement l'un des processus les plus critiques de l'entreprise. Une bonne embauche apportera de bons résultats à l'entreprise et une mauvaise embauche, franchement, coûte cher. Il est donc très important de s'assurer que nous avons les bons critères de sélection.

Nous avons travaillé à identifier les compétences clés des individus afin de déterminer s'ils conviennent à l'organisation. Nous en avons défini dix que nous utilisons dans notre processus d'entretien. Cela nous aide à recruter des personnes qui correspondent mieux à nos attentes.

En ce qui concerne l'intégration, nous avons une procédure d'intégration qui présente les gens à Holacracy — les bases. Le vrai travail commence lors des réunions tactiques et de gouvernance. Nous avons également un groupe permanent où nous partageons nos apprentissages et nos questions. Nous avons connu des situations où les tensions auraient pu être résolues dans le cours normal des affaires, mais les gens ne se présentaient pas aux réunions. Cela nous ramène à la notion d'acquisition par une organisation et aux règles différentes. Il faut se réengager.

Calibrer l'équipe

Le travail de l'organisation se fait en fait avec l'individu, à ce que nous appelons dans la méthodologie GTD le niveau de la piste. Quelqu'un doit choisir d'agir. Lorsque vous participez à une réunion tactique, vous vous intégrez en tant qu'équipe.

Ce que j'aime vraiment Holacracy c'est qu'il amène la structure au niveau d'intersection de l'équipe et institue un rythme où les gens peuvent recalibrer et ensuite laisser cela éclairer leur propre travail.

Idéalement. Quand cela fonctionne, cela fonctionne bien. Cela peut déraper si les gens oublient le travail et se contentent de jouer au jeu de Holacracy. Vous pouvez vous présenter et mettre n’importe quoi dans le système et prendre le temps de le traiter. J’espère que les gens apporteront des contributions de haute qualité au système, afin que nous puissions faire avancer les choses essentielles pour l’entreprise. Pour moi, tout se résume à l’intégration du travail individuel.

La structure de la réunion tactique est agréable et vous pouvez la peaufiner et l'ajuster en cours de route. Semblable à une randonnée en pleine nature, la réunion tactique permet de s'assurer que nous ne nous éloignons pas trop de notre objectif.

Marqueurs positifs

J'ai mentionné comment nous avons restructuré l'entreprise. Holacracy cela a rendu le processus très fluide.

Grâce à ce changement, nous avons accru notre visibilité sur les informations et les indicateurs clés de l’entreprise. Le passage à ce nouveau format soulève de nouvelles questions sur la croissance, les hypothèses commerciales sous-jacentes, les revenus et les coûts. Il a également repoussé la réponse à ces questions plus loin dans l’organisation. Je considère que l’augmentation des questions et le recul de l’autorité décisionnelle sont des indicateurs positifs.

Sur GTD et Holacracy

La méthode GTD et Holacracy emprunter de nombreux principes fondamentaux et bons comportements.

Dans la méthodologie GTD, nous avons cinq phases de travail.

1. Collecter des objets. Pourquoi le faisons-nous ? Pour savoir où se trouvent les objets. En général, les gens passent directement de la collecte à l'organisation et oublient la deuxième étape, qui est le processus.
2. Processus. Il s'agit du processus de réflexion qui vous permet de vous assurer que vous travaillez sur un travail de grande valeur.
3. Organisez cela dans le système. Dans GTD, ce sont les listes de projets et d'actions, et dans Holacracy cela se croise dans les réunions tactiques.
4. Révision. En me basant sur les listes que j’ai préparées, que puis-je sélectionner pour faire progresser le travail de la plus haute valeur ?
5. Fais. Fais ce que tu as choisi.

L’état idéal pour moi serait que les gens essaient toujours de choisir ce qui a la plus grande valeur pour eux-mêmes et pour l’entreprise, et laissent ces structures les aider dans ce processus de prise de décision.